Mașina intră, lucrarea se aprobă, factura iese
Recepția se face pe telefon, lângă mașină, cu semnătura clientului. Devizul pleacă pe un link unde clientul aprobă linie cu linie, mecanicii pontează pe dosar, iar la ieșire registrul RAR se completează singur. Factura, încasarea și e-Factura sunt în același program.
- Service auto și Devize, module cu prețul afișat deschis
- Daunele RCA și CASCO, cu partea asigurătorului separată de franciză
- Factura pleacă în e-Factura din același program
Atelierul nu pierde bani pe elevator. Îi pierde pe hârtii.
„Nu mi-ați spus că schimbați și discurile”
Devizul aprobat la telefon nu lasă nicio urmă. La plată, clientul își amintește altfel, iar discuția o pierde atelierul.
Zgârietura pe care „ați făcut-o voi”
Fără o fișă de recepție cu fotografii și semnătură, orice urmă de pe caroserie devine vina atelierului.
Daune pe care nu le mai urmărește nimeni
Constatări suplimentare, sume tăiate de asigurător, franciza clientului, plata care vine după două luni. Totul ținut în Excel și în e-mailuri.
De la programare la încasare, pe același dosar
Fiecare pas se sprijină pe cel dinainte, deci nimic nu se scrie a doua oară.
-
1
Programare sau ofertă
Clientul sună sau cere o ofertă. Programarea cade pe mecanic și pe rampă, fără suprapuneri.
-
2
Recepție
Pe telefon, lângă mașină: kilometri, combustibil, lista de verificare, schița daunelor, fotografii, semnătura clientului.
-
3
Constatare și deviz
Ce găsește mecanicul intră direct în deviz. Clientul îl aprobă pe link, linie cu linie.
-
4
Lucrare
Piesele ies din magazie pe dosar, iar mecanicii pontează orele pe liniile devizului, cu estimatul alături.
-
5
Ieșire
Inspecția finală, procesul-verbal de predare, certificatul de garanție. Clientul primește SMS că mașina e gata.
-
6
Factură și încasare
Factura pe proprietar pleacă în e-Factura. La daună, partea asigurătorului și franciza se încasează separat.
Fișa de intrare se completează lângă mașină
Consilierul face recepția de pe telefon, în câteva minute: ce a cerut clientul, starea mașinii și ce lasă în ea. Clientul semnează cu degetul pe ecran, iar Fișa de intrare iese ca PDF, cu semnătura pe ea.
- Numărul se caută oricum ar fi scris: „B 123 ABC”, „b-123-abc” și „B123ABC” sunt aceeași mașină
- Schița caroseriei, cu daunele marcate, și fotografiile făcute pe loc
- Lista de verificare se poate schimba pe atelier
- Oferta acceptată devine comandă fără să rescrii nimic
Vezi cum se face
Pas cu pas, pe ecranele reale ale aplicației.
Clientul aprobă linie cu linie, nu „în mare”
Devizul pleacă pe e-mail cu un link. Clientul vede piesele și manopera, alege ce aprobă, poate alege între variante (piesă originală sau aftermarket) și semnează. Răspunsul rămâne în dosar, cu data și semnătura.
- Variante de preț în același deviz, cu intervalul de la cea mai ieftină la cea mai scumpă
- Răspunsul dat la telefon sau pe hârtie se înregistrează pe același drum
- Ce găsește mecanicul la constatare trece în deviz dintr-un pas; tariful îl pui tu
- Piesele aduse de client apar în deviz, dar nu intră în total
Știi ce s-a lucrat, de cine și cât a costat
Mecanicii pontează pe dosar, piesele ies din magazie pe loturi, iar factura se face din deviz, integral sau pe bucăți. Marja pe comandă se vede fără să aduni bonuri.
- Piesele ies pe bon de consum la montare sau direct pe factură, după cum lucrezi
- Returul unei piese nefolosite se întoarce pe lotul ei
- Mecanicul apasă pe numele lui și pontajul pornește; nu poate avea două pontaje deschise
- Dosarul urgent poate începe lucrul înainte de acceptul devizului, cu motivul scris
- Garanția pe lucrare și dosarele de revenire, marcate ca atare
Daune RCA și CASCO, cu banii fiecăruia separați
Dosarul de daună ține constatările pe runde, decizia asigurătorului pe fiecare linie și franciza. Factura rămâne pe proprietar, iar aplicația arată cât plătește asigurătorul, cât plătește clientul și ce a încasat fiecare.
- Constatarea suplimentară e o rundă nouă, cu fotografiile ei
- Nota de constatare și dosarul daunei ies ca PDF și pleacă la asigurător din aplicație
- Suma aprobată parțial se vede pe linie, nu doar în total
- Plata asigurătorului se înregistrează pe factura proprietarului, fără a doua factură
Clientul află singur că mașina e gata
Programările se fac pe mecanici și pe rampe, cu verificarea suprapunerilor la salvare. Când dosarul trece în „gata”, clientul primește SMS sau e-mail, iar înainte de ITP sau de revizie primește un memento.
- O comandă poate avea mai multe programări, legate de dosar
- Textele mesajelor se scriu pe atelier, cu numărul mașinii și numele clientului
- Mementourile nu pleacă dacă mașina e deja în atelier
- Fiecare mesaj care n-a plecat rămâne în jurnal, cu motivul
Registrele RAR, gata la control
Registrul inspecțiilor finale se construiește din inspecțiile făcute la predare, pe rubricile modelului oficial, cu numărul de ordine pe an. Se exportă PDF pentru tipărit sau Excel.
- Registrul inspecțiilor finale: frâne, noxe, geometrie, faruri, cu rezultatul C / N / NA
- Registrul de comenzi, cu valoarea devizului și cât s-a facturat
- Marja pe comandă, productivitatea mecanicilor și timpul în atelier
- Daunele pe asigurător și mașinile cu ITP sau revizie scadente, cu telefonul clientului
Ce nu e încă gata: comanda de piese la furnizor (vine într-un modul separat de aprovizionare), registrul contestațiilor și potrivirea automată a plății asigurătorului din extrasul bancar — azi o înregistrezi dintr-un clic din dosar. Service auto se adaugă în pachet împreună cu Devize, pe care se sprijină.
„Ce mașini sunt gata azi?” „Programează B 123 ABC joi la 10.”
Consilierul întreabă cu vocea, asistentul găsește dosarul după număr, spune starea și deschide ecranul. Programările și anunțurile le poate pregăti — dar le scrie doar după ce confirmi.
Întrebări de la service-uri
Dacă a ta lipsește, scrie-ne — îți răspundem pe date, nu din broșură.
Trebuie o tabletă specială pentru recepție?
Nu. Recepția merge pe orice telefon sau tabletă, din browser. Semnătura se dă cu degetul pe ecran, iar fotografiile se fac cu camera telefonului.
Pot folosi devizele și pentru altceva decât mașini?
Da. Devizele au șabloane și pentru construcții, instalații, service GSM și calculatoare, plus unul general. Îți poți face șabloanele proprii, cu câmpurile tale.
Cum se facturează o daună RCA?
Factura se emite pe proprietarul mașinii, pentru toată lucrarea. Dosarul de daună arată cât a aprobat asigurătorul și cât e franciza, iar plata asigurătorului se înregistrează pe aceeași factură. Nu se fac două facturi.
Țin stocul de piese în AgentiX?
Dacă vrei, da: piesele ies din magazie pe loturi, pe bon de consum sau direct pe factură. Dacă stocul îl ții în altă parte, devizul și factura merg și fără gestiune.
Trimite SMS-uri fără să știu?
Nu. Anunțurile pornesc oprite. Alegi tu canalele (SMS, e-mail sau niciunul) și textele, iar SMS-urile se numără în pachetul de SMS al contului.
În ce plan e inclus?
Service auto e un modul care vine împreună cu Devize. Stocul de piese cere modulul Gestiune, iar asistentul AI e un modul separat. SMS-urile se cumpără ca pachet lunar; prețurile tuturor, cu TVA, sunt pe pagina de prețuri.
Fă recepția unei mașini adevărate
Contul e gratuit. Deschide aplicația pe telefon lângă următoarea mașină care intră și vezi cât durează.